تاثیرگذاری

استاندارد

پیش نوشت: قصد دارم تجربه ها یا مواردی که منجر به کاهش فاصله دانستن تا عمل کردن شده و در حقیقت بکارگیری یادگیری و آموخته هایم در زندگی شخصی یا کاری، که اثر گذار بوده است را با برچسب عملکرد در اینجا یادداشت کنم.

اصل مطلب: طبق معمول هر روزه که کارتابلم را در اتوماسیون اداری چک می کردم تا اقدامات لازم را بر روی نامه های ارجاع شده انجام دهم، متوجه نامه ای شدم که یکی از استان های تابعه شرکت جهت پیگیری حقوق مکسوره پرسنل مجموعه اش ارسال کرده بود. اطلاع داشتم که مدتی است بخشنامه ای جهت کاهش ساعات اضافه کار کارکنانی که ۳۰ سال به بالا سابقه خدمت دارند (برای تعدیل در نیروی انسانی) صادر شده است.

در نامه ارسالی از استان یاد شده اذعان گردیده بود که یکی از پرسنل آنها دارای سابقه ۲۳ سال است (مطابق آخرین حکم استخدامی نامبرده) و با این حال در ماه جاری اضافه کار ایشان کسر شده است و در خواست پیگیری و بررسی موضوع را داشتند. البته این دومین موردی بود که در این رابطه برخورد داشتم.

با همکارم که در زمینه آمار و اطلاعات پرسنل با اداره کارگزینی همکاری داشت، موضوع را مطرح کردم و پرسیدم گزارش تعداد کارکنان با شرایط مندرج در بخشنامه را از کجا و از چه منبعی دریافت شده و چرا این مغایرت اتفاق افتاده است؟

پس از توضیحات همکارم متوجه شدم که ایشان اطلاعات را از رئیس اداره کارکنان دریافت می کند و سپس از طریق اکسل بصورت دستی گزارشاتی را تنظیم می نماید. با عنایت به اینکه در سامانه های شرکت، سامانه ای جهت گزارش گیری از داده های کارکنان موجود بود و متاسفانه دسترسی به آن محدود و در انحصار تعداد معدودی بود، عملا بهره برداری مناسبی صورت نگرفته بود. از جهتی طی مدت زمان کوتاهی از جابجایی ما، رئیس اداره مان دسترسی به این سامانه را برای کلیه پرسنل زیرمجموعه اش گرفته بود.

به همکارم توضیح دادم که اطلاعات خواسته شده از ایشان را می توانیم با دقت نظر و اعتماد بیشتر از سامانه گزارش بگیریم و به این شکل میزان خطا را کاهش یا حتی به صفر برسانیم. برای اثبات این ادعا با حضور همکارم اطلاعات درخواستی را از طریق سامانه دریافت کردیم و مغایرت گیری را انجام دادیم و با اطمینان موضوع را به رئیس اداره مان اطلاع دادیم.

ایشان هم خوشحال شدند و فردای آن روز موضوع را با مدیر منابع انسانی مطرح نمودند و به همراه ایشان به اتاق ما آمدند تا شرح مسئله را از ابتدا بشنوند. توضیحات را از ابتدا به صورت مبسوط برایشان شرح دادم و در پایان پیشنهاداتی را جهت پیشبرد حل مسئله درخواست کردم:

  • جهت مواردی که حساسیت بیشتری است و به جهت جلوگیری از تضییع حقوق کارکنان، بهره برداری از طریق این سامانه صورت پذیرد.
  • حقوق مکسوره به کارکنان ذی نفع عودت داده شود.
  • طی بخشنامه ای جهت کاهش مغایرت، از کلیه کاربران در سراسر کشور خواسته شود در ثبت اطلاعات پرسنلی و به روز کردن آن دقت و وسواس بیشتری (بازنشسته شدن یک همکار و مشاهده تاخیر در خروج اطلاعات از سامانه) را مدنظر قرار دهند.

مدیر منابع انسانی با آمدن به اتاقمان، شنیدن صحبت ها و پیشنهادهایمان، ابراز ناراحتی از اینکه تصمیم و اقدام اشتباه در حوزه تحت نظرشان رخ داده وتشکر از پیگیری های صورت گرفته، تصمیم به تشکیل جلسه ای با حضور روسای زیر مجموعه شان جهت حل ریشه ای این مشکل گرفتند.

یادگیری و مطالعه درس های حل مسئله و تفکر سیستمی در این خصوص کمکم کرد تا با جدیت مسئله پیش رو را بررسی و تا حصول نتیجه پیش روی کنم. همچنین ارتباطات در ساختار سازمانی که به صورت سلسله مراتبی است و ارتباط مستقیم مدیر با رئیس و رئیس با کارشناسان صورت می گیرد، به لطف آموخته ها و البته لطف رئیس مان، بالعکس برقرار شد.🙂

 

1 دیدگاه در “تاثیرگذاری

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *